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Das größten Experiment im Zeitalter der Digitalisierung

Durch die Auswirkungen des Corona-Virus und die damit einhergehenden Einschränkungen des öffentlichen Lebens befinden wir uns derzeit in einer Ausnahmesituation, die unser privates, aber auch berufliches Leben stark beeinflusst. Wer kann, der arbeitet derzeit von zu Hause. Für viele Unternehmen und Beschäftigte ist das neu. Wenn Erfahrungswerte fehlen, steigt schnell die Verunsicherung. Aus Sicht der Arbeitspsychologie zwingt uns die Krise zum vielleicht größten Experiment im Zeitalter der Digitalisierung. Gern teile ich mit Ihnen bisherige Kenntnisse der Forschung und Ideen, wie Sie Ihren Alltag und den Ihrer Beschäftigten erleichtern können.

 

Bedingt durch die aktuelle Krise befinden wir alle uns in einem Veränderungsprozess. Eine Veränderung, die man direkt spürt, ist der Wegfall der direkten persönlichen Kontakte und Gespräche, also sogenannter Face-to-Face-Kommunikation. Das direkte Gespräch mit Mitarbeitenden, Vorgesetzten oder auch Kunden besitzt einen großen Informationswert. Neben dem tatsächlich Gesagten, geben wir in persönlichen Gesprächen auch viele nonverbale Informationen preis und nehmen sie auf. Diese nonverbalen Hinweise, beispielsweise über die Mimik, sind bei elektronischer Kommunikation größtenteils eingeschränkt. Die Reichhaltigkeit der Kommunikation sinkt. Daraus folgt, dass die Arbeit aus dem Homeoffice zunächst unpersönlicher und distanzierter erscheint. Damit einher geht, dass virtuelle Zusammenarbeit ein Stück weit neu gelernt werden muss. Neue Kommunikationswege müssen ausgetestet und Routinen geschaffen werden. Dies benötigt neben guten technischen Voraussetzungen sowie einem höherem Koordinations- und Kommunikationsaufwand vor allem auch Zeit.

 

In einem Projekt haben meine Kollegen und ich untersucht, was sich durch den Umstieg auf virtuelle Zusammenarbeit ändert und wie sich diese über die Zeit verändert. Zu Beginn konnten wir sehen, dass die Teammitglieder die geringere Informationsreichhaltigkeit in der Kommunikation über eine höhere Intensität ausglichen – also z. B. durch häufigere Telefonate oder Mails. Das war auch effektiv, was wir am Projekterfolg Halbzeit sehen konnten. Spannend war es, dass sich das Team nach und nach neue Kommunikationsregeln und ein gemeinsames mentales Modell zum Umgang miteinander erarbeitet hat. Dadurch konnte im Projektverlauf die Kommunikationsintensität wieder sinken. Was können Sie daraus mitnehmen? Vor allem zu Beginn der Umstellung ist eine höhere Kommunikationsfrequenz notwendig, um den Verlust des persönlichen Kontakts im Büro auszugleichen. Dafür bieten sich zum Beispiel kurze Telefonkonferenzen im Team an, in denen Wochen- und Tagesziele gesetzt und abgeglichen werden können. Gerade in einer so plötzlichen Umstellung wie derzeit, sollten Unternehmen ihre Beschäftigten nicht ins Homeoffice schicken, um sie dann erst einmal sich selbst zu überlassen. Stattdessen sollte besprochen werden, wie reguläre Aufgaben im Team angepasst werden können und wie die Zeit sinnvoll ausgenutzt werden kann. Über die Zeit können sich dann neue Routinen herausbilden und es wird gelernt, auch nonverbale Botschaften in einer anderen Form zu übermitteln. Wie schnell diese neuen Routinen und Umgangsformen erlernt werden variiert. Wer mit dem Team und dessen Mitgliedern im Dialog bleibt, also den täglichen Austauscht sucht, auch eigene Erfahrungen teilt, der kann den Prozess unterstützen.

 

Der Umstieg ins Homeoffice beschränkt sich allerdings nicht nur auf unsere Kommunikationsformen. Vielmehr verändern sich komplette Tagesabläufe: Der Weg zur Arbeitsstätte entfällt, statt einen Kantinenbesuch muss sich jeder selbst versorgen, die bekannte Büroausstattung fehlt und häufig teilt man sich das neue „Büro“ mit Lebenspartnern und Kindern. Die altbekannte Frage nach einer Work-Life-Integration bekommt dadurch neue Relevanz. Generell kann man hier zwischen Personen unterscheiden, die Arbeit und Privatleben gerne integrieren möchten und Personen, die beides trennen wollen. Belastend ist die aktuelle Situation vor allem für letztere Gruppe, weshalb sie gezielt unterstützt werden müssen. Aus der Forschung können wir sagen, dass Routinen und eine Struktur im Alltag helfen. Sie geben uns Sicherheit und ermöglichen es uns, mit der aktuell ungewissen Situation umzugehen. Behalten Sie also beispielsweise Ihre tägliche Aufstehzeit bei, genießen Sie das Frühstück und stimmen Sie sich mental auf den Tag ein und planen Sie feste Zeitfenster zum Arbeiten und für andere Aktivitäten ein. Um das Kontrollempfinden über die Situation zusätzlich zu stärken, sollten Sie sich tägliche Ziele setzen. Für Führungskräfte bietet es sich an, mit ihren Mitarbeitenden mögliche Ziele abzustecken und im Nachhinein zu reflektieren. Dies hilft nicht nur den Mitarbeitenden. Auch die Führungskräfte können dadurch einen Überblick behalten.

 

Die Forschung zeigt auch, dass Beschäftigte, die zu Hause arbeiten, oft mehr arbeiten und so unbezahlte Überstunden leisten. Dass jede Person für sich selbst die Balance zwischen Arbeit und Privatleben findet ist wichtig. Vor allem, wenn wie aktuell die Kitas und Schulen geschlossen sind, stellt dies eine Herausforderung dar, die täglich neu austariert werden muss. Unternehmen müssen hier Verständnis zeigen, wenn beispielsweise Eltern Teile ihrer Arbeitszeit in die frühen Morgen- oder späten Abendstunden verschieben wollen. Dies gilt natürlich auch für Führungskräfte. Auch sie sollten beispielsweise klar kommunizieren, zu welchen Uhrzeit Sie erreichbar sind. Ein Kalender, der für das Team einsichtig ist, könnte dabei unterstützten. Die aktuelle Situation fordert von den Beschäftigten verstärkt Selbstmanagement Fähigkeiten. Dies fällt einigen leichter als anderen. Individuell muss geklärt werden, was Arbeitsaufträge und damit verbundene Zielerwartungen und -zeiten sind.

 

In der aktuellen Situation kommen erschwerend Maßnahmen wie Ausgangssperren oder Kontaktverbote hinzu. Dadurch kann, je nach Lebenssituation, die Erholung in der Freizeit eingeschränkt werden. Zum einen entfallen Termine mit Freunden und Familie, andererseits fallen viele Sportangebote aus. Gerade jetzt dürfen wir auf Erholung und Bewegung nicht verzichten. Soziale Kontakte zu pflegen, ob via Telefon, Videoanruf oder sozialen Medien, ist hier ein wirksames Mittel. Aus der Forschung wissen wir zudem, dass bereits Kurzpausen effektiv helfen, also Pausen zwischen fünf bis 15 Minuten. Sie lassen sich gut in den Arbeitsalltag integrieren und steigern dabei unser Wohlbefinden und das Stresserleben. Auch Personen, die in einer Familie oder Wohngemeinschaft leben, sollten sich tägliche Pausen und zeitliche und räumliche Freiräume schaffen. Dadurch kann einem Gruppenkoller entgegengewirkt werden. Hilfreich ist auch tägliche Bewegung, sei es durch ein Homeworkout oder einen Spaziergang. Auch Achtsamkeits- und Entspannungsübungen wirken zum Teil schon nach wenigen Minuten. Wir alle dürfen neben unserer physischen Gesundheit die psychische nicht vergessen. Dafür sind soziale Kontakte essenziell, aber auch Bewegung und Ausgleich.

 

Derzeit können wir noch nicht sagen, inwiefern sich Strukturen in Unternehmen durch die aktuelle Krise nachhaltig verändern werden. Jedes Unternehmen wird individuell reflektieren und bilanzieren müssen. Dabei werden viele feststellen, dass virtuelle Zusammenarbeit schon ganz gut funktioniert, andere werden nicht nur technisch nachjustieren müssen. Diese Reflektion wird besonders wertvoll sein, wenn die Beschäftigten und ihre Erfahrungen mit einbezogen werden, um so auch nachhaltig neue Wege auszubauen. Was wir schon jetzt wissen ist, wie wertvoll Kommunikation ist. Pflegen Sie Ihre Kontakte und zeigen Sie Interesse, denn jede Person verarbeitet die aktuelle Situation anders.