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Effizientere Meetings: Löse Probleme im Team. Ohne Diskussion.

Kreative Problemlösungen in Meetings zu finden ist oft unnötig schwer. Leicht wird dabei der Fokus verloren und die Meetingteilnehmer geraten in die Falle einer nutzlosen, offenen und unstrukturierten Diskussion. Es ist nicht zielführend möglichst viele Mitarbeiter in ritualisierten Meetings mit möglichst viel Spielraum für die Durchführung zusammenzubringen. Es hilft uns auch nicht, noch mehr Meetings abzuhalten und Mitarbeiter kopflos und möglichst unvorbereitet von Meeting zu Meeting hetzen zu lassen. Ebenso hilft uns eben auch nicht die Bauernweisheit „viel hilft viel“, sondern eher die Haltung „mehr vom Gleichen hilft nicht mehr!“

Was hilft denn dann?

Alle offenen und unstrukturierten Diskussionen sollten durch einen klaren Prozess ersetzt werden. Mit einer einstündigen LDJ – Lightning Decision Jam – ist es möglich, fruchtlose Diskussionen zu minimieren. Jeder Teilnehmer arbeitet für sich, aber trotzdem gemeinsam in der Gruppe. Entscheidungen werden ohne ausufernde Diskussionen getroffen. Probleme werden aufgedeckt und definiert. Lösungen werden entwickelt und weitere Umsetzungsschritte geplant. Aufgaben werden klar verteilt.

  1. Fragen an die Lightning Decision Jam (LDJ)

Was ist eine LDJ? 

Eine LDJ ist eine Entscheidungs- bzw. Moderationstechnik, die von der Agentur AJ & Smart entwickelt wurde. Sie besteht aus mehreren Einzelschritten und Design Thinking Elementen. 

Wozu dient eine LDJ?

Durch dieses Vorgehen können Entscheidungen gut strukturiert und verkürzt werden. Gleichzeitig werden Hierarchien aufgeweicht, da die Meinung jedes Teilnehmers im ersten Schritt gehört und im zweiten Schritt demokratisch gewählt wird.  Die Methode fördert das Denken jedes Beteiligten und der Fokus wird gehalten. 

Für welche Themen eignet sich eine LDJ?

Es ist immer gut eine LDJ-Sitzung mit einem breiten Thema zu gestalten. Das Thema für eine LDJ kann grundsätzlich alles sein, was eine Gruppe von Menschen benötigt, um Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen oder Herausforderungen zu diskutieren.

Was brauche ich, um eine LDJ durchzuführen?

Das Wichtigste: eine Stunde Zeit ohne Störenfriede wie Handy, Laptop und Co. Die Gruppengröße sollte sieben Teilnehmer möglichst nicht überschreiten. Es sollten möglichst alle vom Problem betroffenen Personen dabei bzw. vertreten, sowie ein Entscheider anwesend sein. Zur Erzielung guter Ergebnisse ist es hilfreich, wenn die LDJ durch einen erfahrenen, methodensicheren Moderator moderiert wird. Da die LDJ „time-boxed“ arbeitet, ist eine Stoppuhr unerlässlich. 

Außerdem wird folgendes Material benötigt:

  • weiße Wand
  • Post-ist
  • Stifte
  • Uhr – die Jam ist „time-boxed“

Was sind die Grenzen der LDJ?

Die LDJ konzentriert sich immer nur auf die Hauptprobleme. Ist kein Entscheider anwesend, fehlt es manchmal an der notwendigen Verantwortungsübernahme der übrigen Teilnehmer. Gibt es brodelnde Konflikte können diese das konstruktive Vorgehen torpedieren. Für größere Gruppen ist die Methode nicht geeignet. 

Was ist der Nutzen?

Die Methode bietet eine schnelle und effektive Vorgehensweise. Die Probleme und auch Lösungen lassen sich gut strukturieren und werden demokratisch gewählt. Die Entscheidungen werden gemeinsam getroffen, jeder Teilnehmer beteiligt sich und wird gehört. 

Die LDJ bietet eine klare Struktur für unsere Meetings, so dass wir aus jeder Besprechung mit echten Ergebnissen hervorgehen. Durch die LDJ werden noch sieben weitere Prinzipien guter Meetings bedient, die uns fast täglich in unserer Beratungspraxis begegnen. Auf wundervolle Weise. Ganz nebenbei.

Was wird durch die Methode ganz nebenbei noch erreicht?

  1. Klare Themenklassifizierung
  2. Klare Regelvorgaben
  3. Klare Zeitbegrenzung
  4. Klare, straffe Moderation
  5. „Stehung, statt Sitzung“
  6. Klare Visualisierung von Abläufen und Ergebnissen
  7. Klare Einhaltung des Pareto-Prinzips

Probieren Sie die LDJ doch einfach mal – so wie die Teilnehmer des HR Round Tables am 09. September 2019 im Haus der Wirtschaft – aus. An diesem Abend wurde der demokratisch gewählten Fragestellung „Warum gelingt es uns nicht, Mitarbeiter für Veränderungen zu begeistern?“ mit über 40 Teilnehmern aufgeteilt auf zwei Gruppen nachgegangen. Die Teilnehmer konnten mit vielen neuen Impulsen und Lösungsansätzen im Anschluss an die LDJ ins Netzwerken übergehen und den Abend bei einem kühlen Getränk und leckeren Häppchen ausklinken lassen.

Wenn Sie weitere Fragen zu der Methode haben, wenden Sie sich gern an Katrin Hoebbel und Steffi Vieler von urWay: go@urway.rocks