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Thema des Monats: Urlaub und Kurzarbeit

Müssen Beschäftigte vor Beginn des Bezugs von Kurzarbeitergeld ihren Urlaub genommen haben?  Zur Vermeidung von Kurzarbeit werden die bestehenden Urlaubspläne und Betriebsferien bei der Gewährung von Kurzarbeitergeld (KUG) berücksichtigt. Nicht verplanter Erholungsurlaub muss zur Vermeidung der Kurzarbeit eingebracht werden.

Im Jahr 2020 hatte die Bundesagentur für Arbeit (BA) bis zum 31. Dezember 2020 davon abgesehen, die Einbringung von Erholungsurlaub aus dem laufenden Urlaubsjahr zur Vermeidung von Kurzarbeit einzufordern.

Diese Sonderregelung der BA wurde nicht verlängert.

 

Das bedeutet, dass seit dem 1. Januar 2021 die BA wieder nach § 96 Abs. 4 S. 2 Nr. 2 SGB III die Einbringung von Urlaub einfordert.

 

Demnach ist ein Arbeitsausfall vermeidbar, wenn er durch Gewährung von Erholungsurlaub verhindert oder verkürzt werden kann, sofern vorrangige Urlaubswünsche der Beschäftigten nicht entgegenstehen.

 

Um entgegenstehende Wünsche der Beschäftigten darzulegen, raten wir dazu, bei der Urlaubsplanung den gesamten Erholungsurlaub des laufenden Urlaubsjahres vollständig zu verplanen. Hierbei ist eine formlose Urlaubsplanung, Urlaubsliste oder Vereinbarung über Betriebsferien ausreichend, insbesondere muss der Urlaub von den Beschäftigten noch nicht verbindlich beantragt worden sein. Der Urlaub wird dann zu den geplanten Zeiten genommen und eingebracht.

 

Wird von dieser Planung nur aufgrund von Kurzarbeit abgewichen, liegt kein vermeidbarer Arbeitsausfall vor. Wollen die Beschäftigten aber doch zu einem anderen Zeitpunkt Urlaub nehmen, können diese Urlaubspläne zu jedem Zeitpunkt für die Zukunft geändert werden.

 

Nach einer mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) abgestimmten Anwendungsregelung dürfen die Unternehmen sich bei der Urlaubsplanung zudem auf die betriebliche Praxis berufen.

 

Das heißt, dass Urlaubspläne oder Urlaubslisten nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt vorliegen müssen, sondern so erstellt werden können, wie es im Betrieb üblich ist. Wird z. B. üblicherweise erst zum März eine Urlaubsplanung von den Beschäftigten verlangt, muss diese auch erst im März auf Anfrage bei der Arbeitsagentur eingereicht werden. Wenn es gar keine Urlaubsplanung gibt, muss gegen Ende des Urlaubsjahres 2021 der Urlaub, der nicht in das Urlaubsjahr 2022 übertragen werden kann, zur Vermeidung der Kurzarbeit festgelegt werden.

 

Zum jetzigen Zeitpunkt sind in jedem Fall Resturlaubsansprüche einzubringen, die zu verfallen drohen. Sofern Resturlaubsansprüche aus 2020 aufgrund einer arbeits- oder tarifvertraglichen Regelung in das Urlaubsjahr 2021 übertragen wurden, sind diese zur Vermeidung von Arbeitsausfällen einzusetzen.

 

Das heißt, Arbeitgeber haben mit Beschäftigten, die noch „alte“, bisher unverplante Urlaubansprüche haben, die zu verfallen drohen, den Antritt dieses Urlaubs in Zeiten mit Arbeitsausfall im Betrieb zu vereinbaren. Die vorrangigen Urlaubswünsche der Beschäftigten gehen aber auch hier vor. Urlaubsansprüche, die nicht in das Folgejahr übertragen werden können, sind zwingend zur Vermeidung der Kurzarbeit spätestens bis zum Ende des Urlaubsjahres einzubringen. Erst wenn Resturlaub nicht eingebracht wurde und verfällt liegt insoweit kein unvermeidbarer Arbeitsausfall vor.

 

Grundsätzlich gilt, dass die Prüfung der Unvermeidbarkeit des Arbeitsausfalls durch unverplanten Urlaub sich darauf beschränkt, ob der Arbeitgeber eine Bestimmung über den Antritt des Urlaubs treffen könnte.

 

Das bedeutet, dass hierbei die arbeitsrechtlichen Grenzen der Urlaubsfestsetzung berücksichtigt werden müssen. Das heißt beispielsweise, dass eine stundenweise Einbringung von Erholungsurlaub nicht möglich ist.

 

Kann Urlaub auch während der Kurzarbeit genommen werden?

 

Ja, Urlaub kann auch während der Kurzarbeit genommen werden. Genehmigt der Arbeitgeber einen entsprechenden Urlaubsantrag, wird der betreffende Arbeitnehmer für die fragliche Zeit aus der Kurzarbeit rausgenommen. Für die Dauer des Urlaubs ist vom Arbeitgeber Urlaubsentgelt in ungekürztem Umfang zu zahlen. Verdienstkürzungen, die durch Kurzarbeit eintreten, bleiben unberücksichtigt, § 11 Abs. 1 S. 3 BUrlG.

 

Darf der Arbeitgeber bei Kurzarbeit den Urlaub kürzen?

 

Wurde „Kurzarbeit Null“ eingeführt, kann der Jahresurlaub proportional um diese Zeiten gekürzt werden, EuGH v. 13.12.2018 – C-385/17 -. Befindet sich der Mitarbeiter also beispielsweise für die Dauer von drei Monaten in Kurzarbeit Null, mindert sich der Jahresurlaubsanspruch um ein Viertel. Die Kürzung des Urlaubsanspruchs bei Kurzarbeit ist rechtlich nicht abschließend geklärt. Das Bundesarbeitsgericht hat sich mit der Urlaubskürzung bei Kurzarbeit, soweit ersichtlich, noch nicht befasst.

 

Was passiert, wenn der Arbeitgeber zu viel Urlaub gewährt hat?

Je länger die Kurzarbeitsphase andauert, desto eher kann es geschehen, dass der Arbeitgeber mehr Urlaub gewährt hat, als dem Arbeitnehmer wegen der Kürzung des Urlaubs zustehen. Aber auch in dieser Konstellation bleibt es bei dem Grundsatz, dass das zu viel gezahlte Urlaubsentgelt nicht zurück gewährt werden kann.